Vad innebär Lean Six Sigma Black-Belt?

Det här är det fjärde inlägget i serien om “Lean Six-Sigma” konceptet. Har du inte tagit del av de tidigare inläggen i serien, rekommenderar jag dig att först läsa dessa. Du hittar länkarna här Six-Sigma konceptetYellow-Belt, samt Green-Belt.

Syftet med denna serie inlägg är att ge dig bättre förståelse för konceptet som helhet och dessutom styra dig till rätt nivå för din nuvarande situation. På grund av det är det bra om du har tagit till dig kunskaperna i tidigare inlägg innan du går vidare.

Black-Belt

Innehållsförteckning

Grundläggande fakta om Black-Belt

Att gå från Green-Belt nivå till Black-belt innebär relativt stora förändringar. Långt ifrån alla verksamheter har en Master Black-Belt och det gör att Black-Belten står som den främsta experten inom området. Alla större förbättrings-initiativ kommer att drivas och övervakas utifrån denna roll.

Du förväntas arbeta aktivt med verksamhetens utveckling, driva förbättringsprojekt samtidigt som du stöttar företagets Green-Belt i deras utmaningar. Det här är en roll som ställer krav på ledningsförmåga och slutledningsförmåga.  Du som person behöver vara lugn, strukturerad och resultatorienterad.

Du måste kunna förlita dig på konceptet som helhet och att metoderna och verktygen som erbjuds kommer att producera de resultat som förväntas på det enskilda projektet. Det här är också en roll som ofta är flexibel, rolig och utmanande, vilket man inte får glömma bort.

10 st områden som beskriver de absolut viktigaste sakerna för dig som Black-Belt

Fokusera på kunder och deras behov

I rollen som Black-Belt kommer du att kommunicera med medarbetare, interna kunder, externa kunder och i vissa fall även leverantörer. Arbetet ska alltid drivas med kunden i sikte, även om det handlar om en intern kund i verksamheten eller en extern kund.

Arbetet som ni utför ska alltid vara kopplad till att göra saker bättre för kunden. Begreppet CTQ (Critical to Quality) är en metodik som du säkerligen kommer att få lära dig under utbildningen. Denna metodik hjälper dig att kartlägga parametrar som är av värde för kunden. Informationen kan sedan användas för att säkerställa progress inom kritiska områden men även att koppla bort aktiviteter på mindre kritiska parametrar.

Kommunikationen inom Sex-Sigma ska fokuseras kring att balansera ut variationerna för att på så sätt skapa mervärde för kunden, vilket i sin tur leder till positiva effekter för den interna verksamheten.

Var engagerad och engagera andra i din närhet

För att nå denna nivå inom Sex-Sigma, måste företaget tro på dig. De investerar i dig som person med syfte att öka lönsamheten i verksamheten. Du som får möjligheten måste även gå in i rollen med engagemang.

Utbildningen för att bli diplomerad Black-Belt kräver engagemang och intresse men den svåraste delen är de efterkommande uppgifterna. De aktiviteter som ska ske  i den dagliga verksamheten och dessa kommer att kräva din fulla uppmärksamhet.

Som person är du driven, du har initiativförmåga och är positivt inställd inför problemlösning. Tyvärr räcker det inte, då förbättringsarbete genomförs i team och slutresultatet i ett DMAIC projekt speglar ofta  arbetsgruppens samarbetsförmåga. Du som “ledare” för arbetsgruppen kommer att behöva bygga in en trygghet i gruppen. Ni som lag kommer att lösa uppgiften ni står inför och till er hjälp finns tydliga verktyg och metoder samt en väldefinierad projekthanterings-modell.

Kort och gott kan man säga att din positiva energi smittar av sig på arbetsgruppen och ger positiv effekt på projekten.

Visa att du är en ledare

Att driva större förbättrings-initiativ är roligt, utmanande men även krävande. Du som person måste ta kommandot över projektet och gå in i rollen som ledare över gruppen.

Sex-Sigma är resultatorienterat och det är av stor vikt att du och din arbetsgrupp går i mål med projektet inom avsatt tid. Dessutom ska ni leverera de resultat som utvärderats inledningsvis i projektet.

Till din hjälp har du den effektiva projekthanterings-modellen DMAIC med tillhörande verktygslåda. Dessutom har du en tydlig struktur i Sex-Sigma uppbyggnaden vilket hjälper arbetsgruppen att vara effektiva.

Trots detta så ligger det stora ansvaret på dig som ledare, det blir i slutändan dina ledaregenskaper som avgör resultatet.

Du måste kunna anpassa dig till olika situationer

Hur man än vänder och vrider så är en verksamhet uppbyggd på människors inverkan. Dessa människor kommer från olika bakgrund och med olika inställning. Vi kan prata om kulturella skillnader, personliga skillnader eller vad som helst, det viktiga är att förstå att det finns skillnader och olika behov. Du som Black-Belt måste kunna anpassa dig efter detta.

Ibland kommer du att arbeta som utbildare, projektledare, mentor och ibland som coach.  Din kommunikation kommer att skilja sig åt beroende på om du kommunicerar med en ledningsgrupp eller med en enskild person på verkstadsgolvet. Inte för att du gör någon skillnad mellan dessa personers värde utan för att skillnaden i den dagliga kommunikationen ser annorlunda ut. Du måste kunna prata på ”deras språk”. Syftet med kommunikation kommer däremot att vara densamma.

Samma sak gäller i dina presentationer. En Power-Point presentation kommer att vara uppbyggd på olika sätt beroende på mottagare. Det är din uppgift att förstå vilken information som ska delges, när, hur och varför.

Säkerställ ett mervärde i allt du tar dig an

Övertalningsförmåga, tydlighet och fakta är begrepp som gynnar dig i rollen som Black-Belt. I slutändan kommer besluten om era projektförslag handla om en enda sak, nämligen hur det gynnar verksamheten.

Om du kan visa kopplingen mellan projektförslaget och den positiva effekten på verksamheten så underlättar det finansierings möjligheten.

Här kommer även en viktig påminnelse och det är att de genomförda projekten måste uppfylla ställda förväntningar. Om du lyckas med det kan du använd dessa projektresultat till  att “promota” ditt nästkommande projekt.

Pengar är ofta en stark faktor när det kommer till prioriteringar och resurser men det finns även andra parametrar att ta till. Du får aldrig glömma kundernas inverkan på verksamhetens beslut. Ett tydligt kommunicerat önskemål är ofta väldigt användbar i situationer där projektets lönsamhet kan ifrågasättas. Det är få företag som har koll på den faktiska kvalitetsbrist-kostnaden, vilket inbär att en hel del kostnader inta kan visualiseras. Det är framförallt i dessa lägen som “mjuka” effekter kan ha avgörande påverkan.

Släpp aldrig ditt fokus från projektet

Håll ditt fokus på pågående projekt. Försök att hålla ner antalet projekt så att du kan förbli effektiv och hålla de delmål som ni har satt upp.

Följ upp varje projekt med tydliga tidplaner och säkerställa resurser i förväg inför viktigt “grindar” längs projektgenomförandet. Att förstå svårigheter i projektet i förväg, hitta potentiella hot innan de dyker upp samt kommunicera frekvent med projektdeltagarna skapar förutsättningar att lyckas väl.

Om du följer varje enskilt projekt kontinuerligt kan du parera för olika hinder. Du kan tillsätta extra resurser vid behov, vilket gör att ni kan få ett resultat som speglar de krav som ni hade från start.

Det blir svårt att ifrågasätta dig och din arbetsgrupp när du har tydliga resultat att visa upp. Omgivningen kommer på sikt att känna sig trygga i hur ni driver arbetet och detta leder nästan alltid till större och roligare utmaningar.

Grundläggande teknisk kunskap

Nej, du behöver inte vara en utbildad ingenjör för att bli Black-Belt. Du behöver inte heller vara en statistiker för att driva rollen effektivt men det bör finnas ett tekniskt intresse. I utbildningar ingår det en del tekniska och statistiska kunskaper.

Du som är orolig över detta måste läsa på ordentligt innan du tar klivet över till Black-Belt. Om du inte har teknisk kunskap och saknar intresse för det är du inte lämplig som Black-Belt. Samma sak gäller när det kommer till statistik. Med detta sagt så vill jag ändå understryka att du som Black-Belt inte kommer att bli en statistiker efter genomförd utbildning. Det handlar om att skaffa sig kunskaper som gör att du, tillsammans med din arbetsgrupp kan ta faktabaserade beslut.

Förbättra som ett lag

Du kommer att leda laget (din arbetsgrupp) mot ställda mål och för att göra det effektivt måste du vara en del av laget. Förbättringsarbete genomförs i grupp och kan inte drivas utifrån en enskild individs önskan.

Om du inte förblir sympatisk och lyhörd mot din omgivning kommer inte resultaten att uppfyllas. Om du kan motivera dina kollegor, ge beröm, ansvar, befogenheter och dessutom ställa krav, kommer ni att lyckas i era åtaganden. Det handlar om att balansera mellan att deltaga och delegera, vilket är en viktig del av ledarskapet. ibland måste du visa ditt engagemang och driva vissa åtaganden själv. I andra fall är det viktigt att du själv släpper kontrollen och överlåter genomförandet till deltagarna i projektet.

Om du lyckas bibehålla en god balans kommer du som ledare accepteras i verksamhetens alla nivåer och kommande projektinitiativ kommer att vara enklare då förändringsmotstånd suddas ut.

Var resultatorienterad i alla situationer

Vi har varit inne på det tidigare, Sex-Sigma är ett resultatorienterat koncept och det måste du anpassa dig till. Som Black-Belt förväntas du leverera bra resultat som ger positiv inverkan på företagets ekonomiska situation. Detta positiva finansiella resultat ska komma utifrån ett kundbaserat initiativ som ger kunderna mervärde. Du förväntas arbeta hårt, effektivt och med en nära relation till alla inblandade parter. Du ska kunna förklara progressen i projektet i alla olika sammanhang och kunna sätta dig in i de olika behoven som finns bland de olika intressenterna.

Att arbeta som en Black-Belt kan tyckas komplicerat och tufft men om du ser på det utifrån den synvinkeln, bör du stanna upp och fundera om det verkligen är något för dig. Om du däremot känner tillfredställelse i denna beskrivning och känner dig engagerad att bidra med detta i din verksamhet, så finns där inga hinder.

Hjälp omgivningen att utvecklas

De kunskaper som du skaffar dig via din utbildning kommer att ge mervärde för verksamheten. Din bonus blir att du kommer att få erfarenheter som gör att du kan känna tillfredsställelse i din position. Allteftersom kommer du att inspirera, motivera och utveckla andra individer i din närhet. Denna kunskap har du fått i förtroende från början och det är en kunskap du ska dela med dig av. För att kunna utvecklas behöver du lyfta fram dina frågor, diskutera och debattera med andra personer i din närhet. Det är så du och företaget utvecklas. Håller du inne dina kunskaper eller frågor för dig själv, avstannar denna utveckling vilket inte leder till något bra.

De personer som verkligen går in i rollen som Black-Belt och bidrar till att verksamheten utvecklas kommer i ett senare skede att vara kandidater som Master Black-Belt. De Black-Belt som inte driver arbetet och utvecklingen framåt är mindre lämpade att lyftas till nästkommande nivå inom detta koncept.

Utbildningen

En Black-Belt utbildning är omfattande och kräver en hel del av dig som kursdeltagare. Framförallt måste det finnas ett stor intresse för konceptet och en grundläggande förståelse för strukturerat förbättringsarbete. Detta är normalt sätt inte några bekymmer eftersom många som deltar i dessa utbildningar redan vet vad det innebär och har sedan tidigare läst en hel del inom området.

Du som precis har läst inlägget om Green-Belt vet vilka metoder och verktyg som normalt sätt erbjuds i den nivån, rent utbildnings-mässigt. Nu när vi pratar om nästa nivå “Black-Belt” är den stora skillnaden att man går djupare in på vissa områden. Visst, det tillkommer en del metoder och verktyg vilket gör att du har större valmöjligheter i olika situationer men överlag ligger tyngdpunkten på fördjupade kunskaper. Extra tydligt blir det inom området statistik. I Green-Bet får du lära dig de mest grundläggande kunskaperna inom statistik och även om du har genomfört Analysverkstans Green-Belt utbildning, som erbjuder mer statistik än många andra utbildnings-leverantörer så blir det här skillnad.

En traditionell, lärarledd utbildning brukar normalt sätt vara fördelad på 15-25 dagar. Dessa dagar delas ofta in i olika block där du tillsammans med dina kursdeltagare har utbildning i 3-4 dagar i stöten. parallellt med detta genomför du ett separat DMAIC projekt som en del av diplomeringen.

Arbeta som Black-Belt

Nu börjar det roliga, du har genomfört utbildningen och blivit diplomerad Black-belt, grattis!

Det är troligt att du kommer få mer kunskaper om företagets strategiska plan för Sex-Sigma programmet som helhet. Det är viktigt för dig att förstå vart i programmet ni befinner er för tillfället men även hur företagsledningen vill att utvecklingen blir under den närmaste perioden. Detta är viktig information för dig eftersom du kommer att vara betydlig mer aktiv i själva utvecklingsarbetet. Du kommer att vara en av dem som stöttar och utbildar andra medarbetare och lägger därmed grunden för hur ni arbetar med programmet.

Vidare kommer du anses som expert inom området och frågorna kring metoder, verktyg, presentationer, analyser, genomförande och allt annat däremellan kommer att öka. Det här ska du ta tillvara på för det är i dessa situationer som du utvecklas.

De statistiska kunskaperna blir nu ännu viktigare

I det här skedet vet du att det är faktabaserade beslut som gäller. Min rekommendation är att du bygger på din kunskap inom den statistiska mjukvara som ni använder i verksamheten. Om ni inte använder någon mjukvara är min starka rekommendation att du ställer krav på detta.

Som Black-Belt kommer du ha fullt upp och tiden för att göra alla statistiska beräkningar manuellt, finns inte. Du ska däremot lära dig att genomföra dessa beräkningar i mjukvaran på ett effektivt sätt. Det viktigaste är att du förstår vilken analys som ska användas i olika situationer samt att du kan tolka utfallet från mjukvaran.

Rekommendation

Stanna upp och njut av din roll som Black-Belt. Det finns ingen anledning att jäkta vidare till nästa steg, som Master Black-Belt, speciellt inte om du vill vara operativ i verksamheten. Mer om detta kommer vi att ta upp i nästkommande inlägg som behandlar nivån Master Black-Belt.

Det är lämpligt att du fortsätter att arbeta med förbättringsprojekt som Black-belt under några år. Du lär dig metoderna, verktygen och analyserna som ger effekt inom din verksamhet. Du får även möjlighet att utveckla programmet och utbilda personalen inom konceptet Sex-Sigma. Om du efter ett par år känner att du vill ta nästa steg så behöver du sätta dig in i vad rollen innebär.

Förutom de inlägg som vi har skrivit om ämnet Six Sigma så kan du även få mer fakta om konceptet via denna länk.

Lämna en kommentar