Vad är ett LMS?
LMS är en engelsk förkortning av Learning Management System som vi översätter till system för kompetensutveckling eller förenklat till utbildningsportal. I det här inlägget ska vi gå igenom vad en utbildningsportal är och hur man kan använda det för att säkerställa intern kompetensutveckling inom en verksamhet.
Innehållsförteckning
Vad är en utbildningsportal?
En utbildningsportal är ett digitalt system där vi kan lagra information och presentera denna information på olika sätt. Systemet kan exempelvis fyllas med texter, bilder och filmer. Informationen kan byggas upp med block så som lektioner och ämnen för att skapa en intressant och logisk väg för de som ska ta del av innehållet.
Till systemet följer även en hel del funktioner och här är det viktigt att undersöka olika leverantörer av LMS för att säkerställa att man får de funktioner det finns behov av. Exempelvis kan man behöva funktioner för nedladdningsbart material, inlämningsuppgifter, frågeformulär eller diplom.
När vi väl har satt ihop allt material i systemet och byggt upp det med hjälp av olika delsteg så som lektioner och ämnen så har vi skapat en webbutbildning, alltså en digital utbildning!
I utbildningsportalen kan flera utbildningar skapas och levereras på olika sätt till olika funktioner, avdelningar och individer. Vi kan exempelvis ha en introduktionsutbildning som alla nyanställda ska genomföra. Vi kan ha en grundkurs i Teams som gör att alla får baskunskaper i hur det systemet fungerar. Vi kan ha företagets digitala sommarpresentation som en ”kurs” och på så sätt säkerställa att alla får ta del av informationen. Som ni ser kan systemet fyllas med många olika delar.
Hur fungerar det rent praktiskt?
Att skapa ett inlägg som beskriver exakt hur det går till är svårt. Det finns allt för många system och utförandet skiljer sig åt mellan de olika systemen. Vi kommer i detta inlägg att beskriva hur det går till med hjälp av det system som vi använder, nämligen ett Wordpress-baserat system.
Wordpress som bas till utbildningsportalen
Analysverkstans hemsida bygger på plattformen Wordpress. Det är den mest populära plattformen som idag driver 34% av alla webbplatser på internet. Wordpress är dock bara en grundstomme i arbetet med att bygga en utbildningsportal och den plattformen behöver kompletteras med så kallade ”Pluggins”, vilket är programdelar som kan tillföras för att skapa funktionalitet.
I Analysverkstans fall så har vi ett större antal programdelar (tilläggsprogram) för att få den funktionaliteten som vi behöver. Vi vill exempelvis sälja utbildningar på en plattform och sedan föra över kursdeltagare till en annan plattform där själva kurserna finns. För att detta ska vara möjligt behövs ett antal tilläggsprogram.
Tittar vi på själva LMS-delen så använder vi ett system som heter LearnDash. Det är ett system som installeras i Wordpress miljön, som ett tilläggsprogram (Plugin) och som skapar den funktionalitet och struktur vi söker och har behov av.
Vi vill kunna skapa olika kurser och dessa kurser ska kunna byggas upp med olika lektioner och ämnen. Till varje kurs vill vi sedan kunna koppla till ett diplom som bevisar att kursdeltagaren genomfört utbildningen med godkända resultat.
Förarbetet är det svåraste
Det svåraste med att skapa en digital kurs handlar egentligen om förarbete. Det är viktigt att sätta strukturen på kursen och verkligen tänka igenom vad kursen syftar till. Vilka kommer att genomföra utbildningen, behöver de någon form av förkunskaper för att klara den och hur avancerat kan innehållet vara utan att riskera att vi tappar kursdeltagarens engagemang?
Ska kursen bestå av olika media så som exempelvis texter, bilder och filmer eller ska det enbart vara en media?
En annan fråga är hur deltagarna ska använda plattformen. Är det via dator med stor extern skärm eller är det via mobilen. Detta har betydelse för hur kursen skapas i systemet. En mobilvänlig utbildning har exempelvis lite text och mer fokus på film.
I En lärarledd kurs kan vi som kursledare ha koll på deltagarna, ställa frågor med jämna mellanrum för att verifiera förståelsen. I en digital utbildning blir detta mer komplicerat, så hur löser man det?
Det handlar åter igen om planering och när vi skapar en utbildning så använder vi oss av block. När en kursdeltagare kommit till slutet av ett visst block så har vi byggt in ett frågeformulär som säkerställer kursdeltagarens kunskapsnivå. Formuläret kan utformas efter behov, vilken nivå som anses godkänd samt om ”provet” ska låsas efter ett visst antal försök. Allt detta för att verifiera rätt nivå innan deltagaren kommer för långt in i kursmaterialet.
Det finns även tilläggsprogram som möjliggör exempelvis direkt chat med kursledaren. Man kan koppla in ”Helpdesk” funktionalitet som gör det möjligt att se när en kursdeltagare behöver stöd. Idag finns även bra teknik för att påbörja en live-session via Teams eller Zoom om kursdeltagaren behöver stöd.
Här nedan ser ni ett exempel från en av våra utbildningar där vi i första hand visar strukturen.
Vilka kan dra nytta av en utbildningsportal?
En liten verksamhet med färre än 10 anställda kanske hanterar den interna kompetensutvecklingen utanför ett LMS.
Om vi i stället tittar på företag med flera anställda så är en intern utbildningsportal att föredra. Vi måste komma ihåg att systemet kan vara flexibelt och att vi kan använda det till flera saker än bara utbildningar. Vi nämnde tidigare i inlägget att vi kan säkerställa att alla medarbetare tagit del av företagsinformation, introduktionsprogram (onboardning) eller företagspresentationer.
Vi kan även använda systemet för att utföra undersökningar, alltså samla in svar på frågeformulär. Dessa kan sedan, via olika tilläggsprogram användas för att skapa statistik. Ett exempel kan vara medarbetarindex. Även kundnöjdhet skulle kunna mätas om vi ger access till kunder att logga in. Möjligheterna är många!
Vad krävs för att komma i gång med en utbildningsportal?
Om verksamheten redan använder Wordpress som plattform för sin hemsida kan implementeringen av en utbildningsportal genomföras snabbt.
Kunskapsmässigt behöver man inte kunna hantera ”kod” som det så fint heter; alltså man behöver inte kunna programmera, eftersom systemen numera är användarvänligt uppbyggda.
Visst krävs det en grundläggande dator-kunskap och en vilja att lära sig systemets funktioner men det gäller även då vi ska lära oss använda andra system så som exempelvis Excel, Word, Zoom eller Teams.
Om verksamheten inte använder sig av Wordpress som plattform för hemsidan blir steget något större och troligtvis ökar kostnaderna också. Använder företaget en extern part för att hantera hemsidan är det många gånger så att de har kunskapen att utöka ert system även med denna funktionalitet. Om så är fallet skulle jag rekommendera er att ta upp diskussionen med den externa parten.
Om ni själva vill hantera implementeringen men saknar kunskapen så kan det vara bra med en extern partner under uppbyggnads-fasen. Det är ett bra sätt att få i gång systemet snabbt och att lära sig funktionerna på rätt sätt från början. Kom dock ihåg att det är bra med intern kompetens och att ni bör kunna hantera systemet i egen regi, vid behov. Det är tråkigt att låsa sig till externa resurser om något skulle hända.
Hur lång tid tar det att skapa en utbildning?
Svaret är att det beror på kursens utformning och syfte. Handlar kursen om att informera deltagarna om företagets nödutgångar och att detta sker med hjälp av en bild och lite text så skapas detta snabbt. Om kursen i stället är omfattande och bygger på flera lektioner som dessutom har flera ämnen för varje lektion så tar det tid. Om ni vill blanda media så som text, bild och video så ökar tiden rejält.
För att ni ska få en uppfattning om tidsåtgången så kan vi ta en av Analysverkstans utbildningar. Vi kan säga Statistikpaket 1. Det är en kurs som består av 7st lektioner och innehåller 28st filmer. Att skapa denna kurs från grunden, ta fram rätt textmassa, bilder och redigera film tar minst 6 veckor. Fördelen är dock att när kursen är klar så kan den användas hela tiden, år efter år.
Kostnaden för LearnDash:
Kostnaden för LifterLMS:
Det går alltså att föra in ett system för ca 2000kr per år men av erfarenhet kan jag säga att denna summa ska tas med en nypa salt. Det är nästan alltid nödvändigt att komplettera systemet med extra tilläggsprogram för att komma åt de funktioner som man önskar.
En mer rimlig ”gör-det-själv” kostnad landar troligen mellan 5000kr till 10 000kr per år, förutsatt att man redan använder Wordpress som plattform och att samtliga delar hanteras med egna resurser. I denna kostnad ingår endast mjukvara och inte kostnaderna för den tid som används.
Om Wordpress inte används som plattform kan andra kostnader vara nödvändiga. Här tänker vi på webbhotell, inköp av domän-namn och liknande.
Oavsett ovanstående så vill jag även här påpeka att hanteringen tar tid, speciellt om man inte vet hur allt ska sättas samman. Har man inte denna tid eller vill komma i gång snabbt med sin interna utbildningsportal, är det säkrare att ta in extern hjälp i början. När grunderna sedan finns på plats kan den interna kompetensen säkras upp.
Vilken utrustning behövs för att skapa en digital utbildning?
Det här är en fråga som vi ofta får och även den är svår att svara på, utan mer information. Det beror på hur man vill bygga upp sin utbildning. Om den enbart ska innehålla texter så behöver man egentligen ingen utrustning alls. Detta alternativ ger dock inte så mycket energi för de som ska genomföra kursen och inget vi rekommenderar.
Vi anser att man ska försöka att blanda olika media och helst förklara innehållet på fler än ett sätt. Detta kan ske med hjälp av texter, bilder och filmer.
I stället för att chansa på vad ni söker så beskriver vi vilken utrustning vi använder på Analysverkstan för att bygga upp en digital utbildning.
Bildhantering
Vi använder mjukvaran Pixelmator där vi kan redigera bilder efter behov. Vi använder även tjänsten DepositPhotos där vi kan köpa färdiga bilder till hemsidan och kurserna. Även gratistjänsten Canva är ett bra alternativ för att skapa bildmaterial.
Ljudhantering
Det är viktigt att skaffa en bra utrustning för att spela in ljud till film eller rena ljudfiler som kan användas i kurserna. Vi har flera mikrofoner som vi använder i olika sammanhang, bland annat Rode Podcaster och Rode lavalier go.
Videohantering
Om man ska använda video i sina kurser (vilket vi rekommenderar) så behöver man fastställa användningsområdet först. Ska ni använda live-streaming eller enbart inspelat material? Ska ni använda er av Green-Screen funktionalitet eller inte?
Vi har en Sony HD video-kamera som kan spela in i högupplöst format. Denna kamera kan även användas för inspelning av Green-Screen, vilket är en funktion som vi använder regelbundet.
Mjukvaror som vi har för videoredigering är Camtasia samt Final Cut Pro. Till detta har vi en egenbyggd studio enligt nedan. En kritisk utrustning vid video-inspelning är ljussättning. Vi har en anpassad uppsättning ljuskällor, lämpade för Green-Screen inspelningar. Här rekommenderar vi att ni diskuterar era behov med experter inom området, både för kamera och ljus.
Vad kan Analysverkstan hjälpa till med gällande utbildningsportaler?
Vi har tjänsten ”Internutbildning” som handlar om just utbildningsportaler. Vi kan hjälpa er med allt ifrån coaching till full implementering och faktiskt även framtagning av företagsanpassade utbildningar. Vi begränsar oss dock till kunder som vill arbeta med Wordpress som grundplattform.
