Task Force Team
Ett arbetssätt för att lösa komplexa problem
I över 15års tid har jag arbetat med kvalitetsfrågor. Jag har haft möjlighet att se olika verksamheter och arbetat med problemlösning utifrån den aktuella verksamhetens- och dess kunders behov. Det här inlägget bygger på kunskap och erfarenhet från denna tid och riktar sig mot ett arbetssätt (Task Force Team) som skulle ge värde åt samtliga företag jag varit på!
”Vår verksamhet är unik och skiljer sig mot andra verksamheter. Vi kan inte använda arbetssätten som andra verksamheter nyttjar utan måste anpassa och forma allt efter behoven som finns hos oss”.
Varianter av det här uttrycket är vanligt men lika vanligt är det att efter en tids arbete så visar fakta att uttrycket inte stämmer. Kraven från kunder är ofta detsamma, det interna behovet likaså. Utvecklingsarbetet och utmaningarna som finns kring leverantörer och underleverantörer är i de flesta fall snarlika och endast mindre anpassningar är ofta nödvändiga för att maximera effekten av problemlösnings-arbetet. I grunden handlar det om att uppfylla kunders behov och förväntningar, oavsett om det är en produkt eller en tjänst. Självklart finns det variationer så som priskänslighet, hållbarhet, miljöpåverkan och andra parametrar men grunden är lika.
De flesta verksamheter har en grundläggande arbetsmodell för sitt kvalitetsarbete. Man säkerställer att certifikaten kan förnyas, man har en reklamationsprocess och ett arbete för att ta hand om interna avvikelser, vilket leder till att den dagliga hanteringen kan fortlöpa.
Återkommande störningar och svårlösta problem är dock en annan sak. Avancerad problemlösning saknas och ärligt talat har kraven på företagen (interna krav eller från kunder) inte funnits tidigare. Den kostnad som störningarna innebär mäts sällan på rätt sätt. Det finns mängder med utförda studier som visar på kvalitetsbristkostnader som når mellan 10% och 30% av företagets totala omsättning. Företagsledningen ser kostnader men saknar ofta härledning, vilket gör det mycket svårt att peka ut var resurserna ska användas. Det är inom detta område som arbetssättet i detta inlägg skulle bidra (Task Force Team).
Vad är avancerad problemlösning?
Kunskaper inom metodik, projektledning och verktyg är naturligtvis en viktig del. Det måste finnas individer som besitter kunskaperna som krävs för att samla in data, skapa analyser och bygga robusta problemlösnings-ärenden där fokus riktas mot att skapa förståelse, faktabaserat underlag och bevisad effekt av tänkbara orsaker till problemet. När vi har kommit så långt är lösningen inom räckhåll och problemlösningen enklare att driva mot sitt mål. Avancerad problemlösning handlar dock om mer än det som nämnts ovan, det handlar även om struktur och förmågan att arbeta tvärfunktionellt.
I alla projekt jag arbetat med under åren så har de bästa resultaten kommit där varje funktion i arbetsgruppen tagit ansvar för sin del, samtidigt deltagit och bidragit till de avsnitt som inte tillhör sin vardagliga funktion. Det har varit arbetsgrupper som riktat sitt fokus till projektet och prioriterat aktiviteterna utefter en tydlig och rimlig tidslinje. Till denna arbetsgrupp har en projektmodell valts ut och mer strukturerad modell än DMAIC (projektmodellen som används inom området Six Sigma) finns nog inte.
Inledningen på det här inlägget ger dig en bredare bild av förutsättningarna för att ta hand om mer än det dagliga bruset. Det ger förståelse för att problemlösning sker på olika nivåer och att nivåerna avgörs utifrån problemets allvarlighetsgrad, kostnad och komplexitet. Tyvärr är det omöjligt att avgöra komplexiteten i förväg då ett till synes enklare problem kan orsakas av komplexa kombinationer av flera parametrar. På samma vis kan ett till synes komplext problem ha en enda orsakande faktor.
Detta vet jag utifrån egen erfarenhet och det senaste exemplet är i närtid då en arbetsgrupp lyckats hitta och lösa ett problem som funnits i över 12års tid. Problemet i sig ansågs komplext från början men via strukturerat arbete och faktabaserade analyser kunde en enskild faktor pekas ut som orsaken till problemet.
Task Force Team
Arbetssättet som jag nu ska beskriva handlar om flera delar och bör användas i kombination med en robust process för datainsamling och parameter-filtrering där tänkbara projekt plockas ut och granskas i en förstudie-process.
Arbetsnamnet som följt med mig kring det här konceptet är ”Task Force Team” och förklaringen ligger i jämförelsen med det militära. Det är arbetslag som arbetar för varandra, tillsammans mot ett givet mål. Det är ett strukturerat arbete som kräver disciplin, följsamhet, noggrannhet och beslutsamhet.
Vid behov är konceptet även skalbart på så sätt att varje Task Force Team kan länka samman med andra Task Force Team, vilket skapar ett nätverk av arbetsgrupper som kan sättas in där resurserna behövs.
I ett ”Task Force Team” ska problemlösnings-förmågan vara hög. Det räcker inte med att en person besitter kunskaperna och styr övriga deltagare utan här måste vi säkerställa rätt förutsättningar. Tittar vi på konceptet Six Sigma så finns där redan framtagna kunskapsnivåer som vi kan använda och jämföra med till detta arbetslag.
Projektledaren för gruppen har en Master Black-Belt utbildning alternativt en Black-Belt utbildning med längre erfarenhet av projektledning. Resterande deltagare i arbetsgruppen har Black-Belt utbildning alternativt Green-Belt utbildning med längre erfarenhet från tidigare projektarbete.
Profilen för att ingå i arbetsgruppen är gedigen kunskap inom sin funktion, exempelvis att om man är underhållsingenjör så har man längre erfarenhet inom det området och dessutom inom företaget som arbetsgruppen verkar för. Intresset för problemlösning är stort och förmågan att arbeta i grupp är hög.
Vilka funktioner som ska ingå i arbetsgruppen kommer att variera beroende på verksamhet och bransch. Om vi tar en tillverkande industri i Sverige så bör vi se funktioner så som Kvalitet, Underhåll, Teknik, Produktion, Logistik för att nämna några. Om vi i stället tittar på en annan sektor så som Telemarketing kanske gruppen består av produkt-specialister, kundvårds-specialister, tekniker och liknande funktioner.
Vad gör ett Task Force Team?
Ett Task Force Team fokuserar på ett eller ett fåtal problem eller förbättringsmöjligheter åt gången. Man kan dela upp gruppens arbete i tre huvuddelar:
- Skapa förståelse för problem och process
Vanligtvis börjar arbetet med att kartlägga problemet och processen där problemet skapas. Detta för att få en tvärfunktionell förståelse för vad som ska hanteras. Arbetet dokumenteras noggrant och analyserna väljs ut baserat på insamlade data.
- Analysera orsakerna till den nuvarande situationen
Att processen fungerar som den gör beror på en eller flera faktorer. Dessa faktorer måste analyseras och effekten av varje faktor likaså. I det här steget är det viktigt att vara noga med att faktorer med liten inverkan kan i kombination med andra faktorer få stor påverkan.
- Besluta om lämplig motåtgärd
När samtliga orsaker har kartlagts och klassats så vet arbetsgruppen vad som behöver utföras. Det finns i de flesta fall flera olika vägar att förändra en situation och här blir det därför viktigt att tillsätta en åtgärd som är lämplig. Om vi har ett kostsamt problem eller ett problem som skapar allvarliga konsekvenser för användarna så bör åtgärden motsvara denna klassning. Är det mindre allvarligt så anpassas åtgärden till det förhållandet.
Varför behövs ett Task Force Team?
Inom konceptet ”LEAN” är filosofin att alla ska medverka och hjälpas åt. Vi ska tillsammans utföra ständiga förbättringar för att ta verksamheten mot bättre och bättre utfall. Detta är en bra inställning men i verkligheten kräver konceptet en hel del. Alla medarbetare ska utbildas och engageras. Det måste finnas ledare som driver förbättrings-möjligheterna på samma sätt som de förväntas driva andra KPI:er som exempelvis leveransförmågan.
Med ett Task Force Team kan kompetens-insatsen begränsas. Vi får ett arbetslag som har gedigen kunskap inom sitt område samt inom problemlösning. De kommer att vara motiverade att välja ut problem-områden inom verksamheten där förtjänsten är som störst. Vi får ett Team som varje år presenterar x-antal projekt som verkligen påverkat kostnaderna eller kunderna.
Att skapa ett Task Force Team i verksamheten går relativt snabbt, vilket är en stor fördel mot andra arbetssätt. Företaget kan därefter bygga vidare på arbetssättet genom att låta flera medarbetare utveckla sina kunskaper inom området. Vi kan växla individer i ett Team eller så kan vi tillsätta flera Team i företaget.
Kunskapsöverföring
Under vissa tillfällen kanske arbetsgrupperna inte arbetar aktivt med projekt och då är det ett bra tillfälle att använda arbetsgruppens deltagare för att stötta den dagliga avvikelsehanteringen. Det är även ett bra tillfälle att genomföra kompetensöverföring för att långsiktigt bygga en robust förbättringskultur i verksamheten. Ett tips är att använda tidigare projekt och projekt-dokumentation för att få verkliga ärenden där man kan följa arbetsgruppernas arbete genom hela processen.
Metodik
Så, vilken metodik ska arbetsgrupperna använda? Vi har nämnt LEAN och Six Sigma i detta inlägg men det finns flera metoder. Har man arbetat med kvalitet under längre tid så inser man ganska snart att de olika koncepten som finns har mycket gemensamt. Målet med arbetet är att skapa förståelse, hitta orsaker och åtgärda dessa för att skapa en förbättring som blir bestående över tid och gör man det så spelar namnet på konceptet mindre roll.
Personligen anser jag att varje projekt är unikt. Det är sällan som vi kan använda exakt samma verktyg, metod eller analyser för att nå ett bra resultat. Det är därför som arbetsgruppens deltagare behöver lära sig olika metoder och verktyg så att man kan anpassa sig efter projektets behov och inte efter arbetsgruppens begränsning. Jag ser stort värde i de Six Sigma bälten som redan finns eftersom man får just en bredd av metoder och verktyg. Detta kan sedan kompletteras med kunskaper inom LEAN eller Scrum eller liknande för att stärka förmågan ytterligare.
Analysverkstans utbildningar
Här på Analysverkstan har vi en bred uppsättning utbildningar som ger en bra grund för att komma i gång med arbetet ovan. Om du finner detta inlägg intressant så får du gärna kontakta oss så kan vi hjälpa till att ta fram rätt väg för just er verksamhet.
Du hittar även Analysverkstans samtliga digitala utbildningar via denna länk.
