Standardisera mera!
Genom att standardisera processer uppnår vi flera fördelar i verksamheten. Felaktigheter uppstår ofta på grund av att vi saknar rutiner eller att vi av någon anledning frångått uppsatta arbetssätt. Att arbeta med standardisering är viktigt men nyckeln är att samtidigt arbeta med kommunikation och förståelse.
Verksamhetens ledningssystem är naturligtvis grunden för det standardiserade arbetet och vi har skrivit ett inlägg om systematiskt förbättringsarbete där vi även går igenom vikten av ett väl fungerande ledningssystem. Vill du läsa mer om det länkar vi här till det blogg-inlägget.
Innehållsförteckning
Vad bör man tänka på
När arbetssätt skapas bör personalen involveras från start. De som ska arbeta utefter dessa rutiner måste förstå syftet med att standardisera arbetssättet och få möjligheten att komma med förslag på hur processen ska genomföras. Det är även viktigt att förklara att rutinen som upprättas kan förändras men att man då måste följa en fastställd rutin.
Rutinen ska vara strikt reglerad till verifiering och informationsspridning om vilken eller vilka förändringar som genomförs. Till dess att rutinen uppdateras ska den nuvarande processbeskrivningen följas av alla. Detta kan tyckas självklart och enkelt men i verkligheten är detta något som ofta är orsaken till avvikelser. Människor följer helt enkelt inte uppsatt process, av olika anledningar.
Varför är det så viktigt att arbeta med rutiner och att standardisera arbetssätt?
När processen arbetas fram skapas ett optimalt arbetssätt utifrån de aktuella risker och bedömningar som finns. Om man frångår ett eller flera steg i rutinen skapas risker som ännu inte har värderats eller som har värderats allvarliga. Detta leder ofta till avvikelser som påverkar flödet negativt.
Detta är dock inte samma sak som att rutinen är statistik, tvärtom. Om rutinen kan förbättras så ska den självklart uppdateras och samtliga berörda ska informeras om den uppdaterade rutinen. Det är mycket viktigt att påtala detta för samtliga eftersom vetskapen om att processen hela tiden kan förbättras, ofta leder till förbättringsförslag från de anställda.
Arbetet med standardisering kan utföras på olika sätt
Arbetet med att standardisera arbetssätt kan skilja sig åt. Det finns olika metoder som alla fungerar bra. Ett bra och tydligt sätt som även skapar delaktighet är att ta fram processen via GEMBA metodiken. Arbetsgruppen går tillsammans igenom flödet steg för steg och kartlägger aktiviteterna. Någon i arbetsgruppen utses hålla i dokumentationen och det är utifrån denna dokumentering som ett utkast skapas. När kartläggningen är klar följer man flödet via den framtagna dokumentations för att se om justeringar behöver införas.
Verksamheter som använder sig av verktyget VSM (Value Stream Mapping) kan med fördel använda underlaget från en genomförd kartläggning för att granska processens uppbyggnad. När ett optimalt flöde har ritats upp via VSM analysen, kan dokumentationen utföras som beskriver hur den optimala processen är tänkt att drivas.
Det gäller att få med hela processen
Lite beroende på deltagarna som är med i arbetsgruppen kan det vara svårt att se helheten. En processbeskrivning innehåller inte endast information om hur maskinen, utrustningen ska hållas igång utan ska även bestå av andra aktiviteter. Kanske ska standarden beskriva att mätning ska genomföras inom en viss frekvens. Eventuellt ska avdelningens 5S revisioner ingå i beskrivningen.
Oavsett hur den aktuella processen ser ut behöver man tänk till i vilken utsträckning beskrivningen ska sättas upp. Om vi säger att den dokumenterade processen ska följas och att andra aktiviteter prioriteras ned, måste vi säkerställa att alla de kritiska momenten finns med.
Riskanalys är en del av standardiseringen
En riskanalys kan genomföras med olika syften. Ibland skapas en riskanalys för att utvärdera miljörisker, andra gånger handlar det om risker kopplade till ett projektgenomförande. När det gäller standardisering och fastställande av arbetssätt bör riskanalyser vara en del av arbetet. Vi måste bedöma riskerna för de som verkar i flödet men även för de olika processdelarna så som utrustning, lokal, miljö osv. Riskanalyser är ett omfattande område och vi väljer att endast beskriva riskanalys-delen övergripande i detta inlägg.
