Lean Six-Sigma
Six-Sigma är namnet på ett av de populäraste förbättrings-koncepten som finns att tillgå idag. Analysverkstan kommer i en serie av inlägg att beskriva konceptets olika delar, för att öka din förståelse för konceptet men även för att bygga upp ett intresse och ge dig tips om hur du kan utveckla din verksamhet med hjälp av Six-Sigma.
Vi kommer även att göra kopplingar mot ett annat populärt koncept, nämligen LEAN, eftersom det fortfarande finns många frågetecken om skillnader, likheter och vad som gäller. Måste du välja det ena konceptet före det andra och i så fall vilket ska du välja?
Innehållsförteckning
Grundläggande | Six-Sigma
Namnet (Six-Sigma) har ett matematiskt ursprung, där Sigma står för standardavvikelse, som är ett mått på spridning. 6-Sigma anger därför en exakt referens till en spridningsnivå som anses godtagbar. Redan i namnet kan vi alltså tolka konceptet som faktabaserat och uppbyggt kring väl definierade grunder, vilket du även kommer att se längre fram i inlägget.
Six Sigma blir mer och mer en global norm för standardiserat förbättringsarbete och problemlösning. Med sin tydliga struktur och innehållsrika verktygslåda ger konceptet goda möjligheter till drastiska förbättringar där mer komplicerade problem hanteras effektivt, med bra resultat. Infrastrukturen som vi kommer att gå djupare in på lite längre fram i inlägget, säkerställer drivning genom organisationen och kunskapsnivån för de olika rollerna är även dessa tydligt beskrivna.
Grundläggande | Struktur
Så vad menar vi med ” Infrastrukturen säkerställer drivning genom organisationen och kunskapsnivån för de olika rollerna är även dessa tydligt beskrivna”?
Det vi säger är att konceptet är tydligt uppbyggt både gällande metodiken som används i arbetet men även hur de olika rollerna ska fungera i verksamheten. Vi har medarbetare inom organisationen som aktivt deltar i de olika projekten och som säkerställer progress i Six-Sigma strukturen. Dessa medarbetare får utbildning i konceptet och förstår syftet med dessa aktiviteter.
Därefter har vi ledare som ansvarar för de olika initiativen som startas ut inom organisationen. Ledarna kallas inom Six Sigma terminologi för ”Sponsorer”.
Slutligen har vi förbättringsledarna som har till uppgift att säkerställa att metodiken följs, utvecklas och sprids inom organisationen. Dessa ledare delas upp i olika bälten med lite olika inriktning och utbildning. Verkställande aktiviteter kopplade till Six-Sigma, blir en naturlig del i deras dagliga arbete.
Projektbaserat
Six-Sigma arbete bygger på problemlösning som bedrivs i projektform. Varje enskilt projekt avgränsas till ett givet problemområde och hanteras med hjälp av DMAIC modellen och bygger på faktabaserade beslut.
Numera är konceptet väl spritt bland mängder av företag i olika branscher och man har lärt sig använda de metoder och verktyg som finns att tillgå, oavsett om man befinner sig i en tillverkande organisation eller i tjänstesektorn. För att ta sig till denna insikt krävs kunskap, vilket leder oss in på konceptets nästa nyckelfaktor. Six-Sigma konceptet har en tydlig struktur där initiativ drivs från ledning ner i organisationen. För att lyckas väl med konceptet behöver företaget satsa på kompetens inom olika nivåer, inte bara utifrån ledningens förståelse och övertygelse.
DMAIC
Inom Six-Sigma finns det en projekthanterings-modell bestående av 5st faser. Modellen har fått namnet DMAIC efter sina faser (Define, Measure, Analyze, Improve & Control). Modellen är tydlig och precis i sin beskrivning vilket gör det enklare för den eller de som driver projekt att förstå hur man ligger till i projektet. Modellen beskriver tydligt vad gruppen ska uppnå innan nästkommande fas kan påbörjas. Till denna modell kommer även en större mängd kvalitets-tekniska verktyg som hjälper arbetsgruppen att bryta ner problemet eller förbättringen i hanterbara block.
Struktur
I botten av pyramiden har vi företagets “Yellow-Belt”. Dessa personer arbetar aktivt som deltagare i företagets olika förbättringsprojekt. Kunskapsnivån gällande Six-Sigma är för dessa personer av mer grundläggande karaktär (vi kommer att beskriva de olika rollerna mer ingående i kommande inlägg inom området Six-Sigma).
På nästa steg i pyramiden hittar vi företagets “Green-Belt”, vilket är personer som även de ingår i de olika förbättringsgrupperna. kunskapsnivån för en Green-Belt är högre än för en Yellow-Belt när det kommer till kunskaper inom de olika förbättringsverktygen. En Green-Belt kan själv driva mindre förbättringsinitiativ i verksamheten.
Ovanför Green-Belt hittar vi verksamhetens “Black-Belt”, experterna inom Six-Sigma metodiken som ansvarar för drivningen av större förbättringsaktiviteter. Som Black-Belt agerar du ofta som stöd/coach till verksamhetens Green-Belt.
MBB står för “Master Black-Belt” och dessa personer har fördjupat sig ytterligare i metodiken. Dessa personer hjälper verksamheten att utvecklas genom att stödja konceptet och företagets Black-Belt på olika sätt.
Finns det fler delar i strukturen?
Som pyramiden i bilden ovan avslöjar så finns det mer på toppen. Inom Six-Sigma finns det en roll som heter “Champion” som har ägarskapet av konceptet. Det är på denna nivå som programmet utvecklas och styrs allt eftersom resultatet från konceptet visas. För att agera “Champion” krävs ingående kunskaper om konceptet som helhet och det är inte ovanligt att personer i denna befattning även har arbetet på andra positioner i programmet tidigare.
Det finns även andra roller som förekommer, så som “Controller”. Detta är en person som hjälper till med de ekonomiska aspekterna inom konceptet. Resultat är en viktig del inom Six-Sigma och det är bra om verksamheten kan använda personer som har goda kunskaper om resultaträkning. Det är av stor vikt att resultatet kan presenteras och att det är tillförlitligt.
LEAN
I Lean handlar det om flöden och processer. Utgångsläget inom Lean är att utgå ifrån kundernas behov och kravställning för att sedan anpassa och optimera den interna processen och dess flöden till detta. Fokus ligger på att skapa värdeskapande flöden där alla aktiviteter som inte ger värde, arbetas bort. Det är av stor vikt att det värdeskapande flödet är kontinuerligt, utan avbrott och andra störningar.
Det är idag många organisationer som gladeligen säger att de arbetar aktivt med Lean men frågan är hur många av dessa som faktiskt har ett effektivt Lean-arbete. För att vara effektiv krävs nämligen stora förändringar i så väl medarbetare som ledare. Det är inte orimligt att säga att själva övergången till Lean tar många år.
Lean VS Six-Sigma
Båda koncepten handlar i grunden om att utveckla verksamheten till att bli mer effektiv och minimera kostnader. Det samma gäller för utveckling av medarbetare på alla nivåer eftersom bägge koncepten kräver förståelse och kunskap. Denna kunskap kan handla om specifika metoder, verktyg eller koncept som helhet.
Att säga att båda koncepten helt och hållet fokuserar på samma sak och dock lika fel som att säga att koncepten inte inriktar sig på likvärdiga mål. I Lean handlar det om ett dagligdags arbete där effektiva flöden står i centrum. Six-Sigma däremot har inte samma fokus på dagliga rutiner utan här handlar det mer om att skapa ett förbättringsprogram och säkerställa metoder för framgångsrik problemlösning.
Nu till det som vi vill trycka lite extra på i det här inlägget. Lean och Six-Sigma kompletterar varandra på ett utmärkt sätt. Bilden ovan visar på hur de båda koncepten överlappar varandra (arbetar tillsammans) och det finns metoder och verktyg som de båda koncepten använder gemensamt. Att arbeta med optimering av flödena i verksamheten är bra och vi kan spara väldigt mycket i att bara eliminera icke värdeskapande aktiviteter men det räcker inte om vi vill nå den fulla potentialen. På samma sätt är det bra att arbeta med Six-Sigma som i första hand riktar in sig på processerna som finns i flödet men som inte direkt angriper stegen mellan varje process enhet.
Tillsammans ger det dig dock en helhetsbild av aktiviteter som optimerar varje enskild process men även de mellanliggande stegen ditt flöde.
Lean VS Six-Sigma – Flera skillnader
Utöver beskrivningen ovan finns där även en ytterligare skillnad som vi vill understryka och det är att Lean har en starkare fokus på personalens delaktighet och kulturförändring, medan Six-Sigma har en starkare fokus på ledarskapet och uppnådda resultat. Lean fokuserar på kvalitet i alla led medan Six-Sigma även har ett ekonomiskt fokus.
Vi kan redan nu se att begreppet Lean/Six-Sigma blir allt mer vanligt och anledningen är precis den vi har gått igenom. Fler och fler inser värde i att kombinera de båda koncepten och även om det kan finnas skillnader som till och med skapar problem, gör man ansträngningar för att plocka ut delar som fungerar väl tillsammans ur dessa koncept.
Anledningar att välja Six-Sigma som koncept
Nedanför hittar du en “Youtube” video som ger dig 3 snabba anledningar till varför Six-Sigma konceptet är intressant.
Viktiga faktorer när man implementerar Six-Sigma i verksamheten
Det finns en del att tänka på innan man påbörjar implementeringen av ett Six-Sigma program. Det första steget är att föranka konceptet i företagets ledningen. Det är bortkastade resurser att försöka implementera Six-Sigma om ledningen inte står enade bakom initiativet. Det handlar inte bara om att de ska inse värdet av konceptet utan de måste själva sätta sig in i metodiken.
Andra steget är kompetens inom de olika rollerna. Först och främst måste verksamheten ha resurser som kan konceptet på sina fem fingrar, personer som har kunskaper motsvarande minst en Black-Belt.
Om vi fortsätter att titta på kompetens så handlar det om att få de människor som ska verka inom konceptet att nå den grad av kompetens som krävs. Se därför till att utbilda ett större antal Green-Belt samt Yellow-Belt.
Det absolut bästa är om du redan från början fastställer att företagets alla anställda ska som lägst besitta kunskaper motsvarande Yellow-Belt, oavsett vilken roll i verksamheten de har. På så sätt ser du till att kunskapen om konceptet finns och att alla förstår i vilken riktning företaget är på väg.
Inledningsvis måste du
Hitta enklare förbättringsprojekt som ger resultat. Det är inte någon bra idé att kasta sig på det mest komplicerade problemet som företaget inte kunnat lösa på 10år. Det är ett arbete som kommer senare, nu handlar det om resultat, och det är snabbt.
Så snart ni har genomfört ett projekt så ska resultatet visualiseras inom hela organisationen. Det är av stor vikt att programmet ger vinst och en positiv bild. Varje enskilt projekt ska följas upp noggrant och dokumenteras enligt DMAIC modellen. Se till att dessa resultat diskuteras på morgonmöten, avdelningsmöten i alla nivåer.
Fortfarande fundersam?
Ingen fara, vi har inte förväntat oss att du ska få en helhetsbild från enbart ett inlägg. Vi kommer att arbeta vidare med inlägg som berör området och ge dig djupare förklaringar kring strukturen, verktygen och de olika rollerna.
Läs inlägget ”Six Sigma Yellow-Belt” som är den andra delen i serien inlögg om Six Sigma konceptet.
Information | Ditt nästa steg
Nedanför hittar du lämpliga utbildningar kopplat till inlägget. Vi rekommenderar att du sätter dig in i grunderna i konceptet innan du utökar dina kunskaper med mer avancerade studier. Har du frågor kring konceptet, utbildningarna eller något annat som berör ämnet, är du välkommen att kontakta oss.
Använd den här länken för att se alla Analysverkstans digitala utbildningar inom området Six Sigma!
Du kan också läsa mer om konceptets olika delar på Analysverkstans blogg. Vi länkar även till Wikipedia som har bra fakta kring konceptet.
