One point Lesson
På svenska kan vi översätta verktyget One Point Lesson (OPL) till ”Enpunktslektion” och det är ett enkelt men användbart verktyg att känna till. I det här inlägget ska vi gå igenom vad verktyget är för något, hur vi kan använda det och vilket resultat vi kan förvänta oss från att använda metoden. Vi kommer presentera fördelarna med verktyget men samtidigt vara noga med att påpeka dess svagheter.
Verktygets syfte
Enkel, tydlig och snabb information om en specifik händelse. Det kan handla om en avvikelse, ett tillbud eller i princip vad som helst som vi önskar informera om. Syftet är inte att skapa en bestående åtgärd utan snarare en temporär hantering för att säkerställa att berörda har tagit del av kritisk information. Parallellt med detta arbete ska en långsiktig hantering utformas och den ersätter Enpunktslektionen på sikt.
Metodik tillhörande One Point Lesson
För att arbeta effektivt med Enpunktslektioner bör en standardiserad mall upprättas. Vi kommer att visa ett exempel i detta inlägg men er mall bör anpassas utefter era behov. Det är helt klart fördelaktigt om mallens uppbyggnad tillåter symboler och standardiserade sätt att visualisera saker på.
Att skapa en OPL vid behov ska inte behöva ta mer än 15 minuter. Det handlar om att ta några bilder samt skriva några få rader text om det som ska kommuniceras ut i verksamheten. Om beskrivningen blir lång, komplicerad eller om bilderna inte tydligt beskriver det vi vill visa så tappar metoden effekt. Nedan ser ni exempel på hur en tom mall kan se ut.
Som ni ser finns det en sektion längst ner på blanketten där berörda ska signera att de tagit del och förstått informationen. Hanteringen av detta är viktigt och när verktyget introduceras i verksamheten måste man vara tydlig med att signeringen innebär att man förstått innebörden av Enpunktslektionen.
Förväntat resultat
En OPL är ingen förbättring och det är ingen långsiktig lösning på ett problem. Verktyget är enbart ett kommunikationsverktyg som ger effekt på kort sikt. Vi avser informera om en specifik sak, för att varna, informera, förbereda berörd personal. Informationen tappar effekt ganska snabbt och målsättningen måste vara att en långsiktig lösning ersätter enpunktslektionen inom kort.
Vi kan däremot förvänta oss en ökad fokus, bättre uppmärksamhet och minimerad risk på kort sikt.
Exempel 1
Arbetsinstruktionerna säger att komponent A ska monteras innan komponent B. Nu har du fått information om att detta kan leda till problem hos användarna och att ni behöver vända på denna monteringsordning. Genom att upprätta en One Point Lesson som beskriver detta kan vi få ut informationen snabbt. Lösningen blir sedan att uppdatera instruktionerna och föra ut dessa i verksamheten. Anledningen till att skapa en Enpunktslektion är tid. Låt oss säga att det tar 2 dagar att uppdatera och föra ut nödvändiga instruktioner i verksamheten och 15 minuter att få ut en OPL.
Genom att skapa dokumentet minimerar vi risken för felmontage och vi får en fokuserad uppmärksamhet inom just detta område. Denna förhöjda fokus kommer att vara tills dess att de nya instruktionerna finns framtagna och införda i processen. Detta gäller så länge vi kan hantera lösningen inom ett par dagar. Om det går 1 vecka, eller kanske rent av en månad så har effekten avtagit eller rent av försvunnit.
Detta är svagheten med verktyget och något man måste förstå då verktyget förs in. Man kan inte och ska inte förvänta sig att en OPL ska generera en bestående förändring. Den behöver kompletteras med andra åtgärder för att vara effektiv.
Exempel 2
Ett tillbud har inträffat i verksamheten, inom område A, på station 3.
Samma risk finns på flertalet ställen i verksamheten. Risken bedöms inte som akut på så sätt att verksamheten måste pausa men personalen behöver bli uppmärksammad så att de kan undvika ytterligare tillbud eller i värsta fall en olycka. I detta skede kan verktyget vara effektiv. Den ger nödvändig information till berörda och har en effekt till dess att långsiktiga lösningar kan föras in.
Revisioner
Kopplat till att verktyget förs in i en verksamhet bör man även se över hanteringen av befintliga dokument. Vi måste undvika att föråldrade, utgångna Enpunktslektioner är kvar i verksamheten då dessa kan skapa problem. Upprätta därför en rutin om kontinuerliga revisioner som har för avsikt att arkivera och ta bort utgångna dokument.
Om verksamheten använder pulsmöten (Daglig Styrning), kan det vara smidigt att även presentera Enpunktslektionerna på dessa tavlor. Vi har då en fast placering som alla känner till och vi sprider inte dokumentation runt om i verksamheten. Om ni inte känner till Daglig Styrning som begrepp kan ni läsa mer om det via denna länk.
Mallen
Om ni är intresserade av mallen som vi visar i inlägget så finns den på den låsta sektionen. Mer information om hur du kommer åt den låsta sektionen hittar du i Verkstadsbladet. Är du inte prenumerant av Analysverkstans nyhetsblad (Verkstadsbladet) så kan du enkelt bli det via hemsidan. Använd länken nedan:
