Leverantörsutveckling
Jag har skrivit mycket genom åren om interna processer för avvikelsehantering och problemlösning. Genom att driva ett effektivt arbete mot intern produktutveckling och produktionsavsnitten kan vi nå fina resultat som påverkar kvalitén för kunderna men för att fånga upp helheten måste verksamhetens leverantörer inkluderas. I det här inlägget fokuserar vi därför på leverantörsutveckling.
Personligen har jag över 20års erfarenhet från tillverkande industri och merparten av tiden inom fordonsindustrin. Jag har varit anställd i verksamheter som levererar produkter till några av Sveriges största industrier och har sett hur de arbetar för att ständigt höja nivån på inkommande material. Jag har även varit på ”den andra sidan”, som anställd i ett storbolag och deltagit i arbetet tillsammans med underleverantörer.
Inlägget är uppdelat i två avsnitt. Den första delen handlar om samarbetet med leverantörer och den andra om arbete som leverantör.
Innehållsförteckning
Arbeta med era leverantörer:
Brister hos en leverantör innebär ett större ansvar för oss då inkommande material måste styras för att undvika kundstörningar längre fram i kedjan. Om verksamheten har flera leverantörer på en lägre kvalitetsnivå kommer arbetsbelastningen blir hög och riskerna stora, vilket i sin tur leder till reklamationer, kostnader och i värsta fall ett kundbeslut som påverkar företaget negativt.
Återkommande störningar med bristfällig hantering kan till och med leda till att affären går förlorad!
Min erfarenhet kommer som nämns tidigare från tillverkande industri och på grund av det kommer hänvisningar och exempel i inlägget att härledas till denna bransch. Merparten av informationen kan dock föras över till andra branscher.
Vad är det vill vill uppnå med Leverantörsutveckling?
Vi vill att leverantörer ska kunna:
- Leverera produkter i rätt tid
- Leverera produkter till rätt pris
- Leverera produkter med rätt kvalitet
Om leverantören kan säkerställa ovanstående skapas möjlighet att minimera moment i den egna verksamheten. Vet vi att leverantörens process är kvalitetssäkrad och att eventuella störningar kommer att leda till att leverantören själva hittar avvikelsen behöver vi inte kontrollera in kvalitet som faktiskt många verksamheter fortfarande gör.
Om leverantören har egen tillverkning och styr sin produktion med hjälp av Duglighet och Statistisk Processtyrning kommer de att ha goda kunskaper om variationerna i processen. Detta gör i sin tur att de bättre kan förutse kvalitetsnivån och leveransprecision. Kostnaderna för styrningen tjänas igen snabbt då leverantören undviker kassationer och kostnader som uppstår i samband med omarbete, övertid och eventuella förseningsavgifter.
Eftersom leverantören kan styra åtgången av material bättre, planera med större säkerhet och leverera rätt kvalitet i rätt tid så kan produktpriset diskuteras. Detta är speciellt sannolikt om leverantören kan uppvisa en process där eventuella felaktigheter alltid upptäcks, vilket gör att ankomstkontroller hos er försvinner. Genom att arbeta tillsammans med leverantören (Leverantörsutveckling) i dessa tre frågeställningar kan en ”Win-Win” situation skapas.
Förslag på metoder, verktyg och arbetssätt
- Regelbundna möten där nyckeltal skapats och följs upp mot ovanstående punkter. Leveransprecision är normal sätt något som finns med på uppföljningen i många företag men inte alltid kopplat till en löpande dialog med leverantören om orsakerna bakom resultatet och framförallt tänkbara förbättringar framåt. Större företag har ofta många leverantörer och det kan vara svårt att upprätta kontinuerlig dialog med alla. Här blir det extra viktigt att data finns att tillgå och att kommunikationen väljs ut för de leverantörer som för tillfället har störst effekt på affären. Exempel på nyckeltal som kan diskuteras och följas är: Leveransprecision, Antal underkända ankomstkontroller, Ledtider i problemlösnings-processen, Produktprisets utveckling, Leverantörens kassationsnivå, Duglighetsindex på kritiska egenskaper (vilket vi kommer in på lite senare i inlägget). Givetvis finns det flera parametrar att använda sig av och nämnda nyckeltal här kanske inte passar just er verksamhet. Det viktiga är att ni sätter er ner tillsammans med leverantören och diskuterar nyckeltal som är kritiska för er verksamhet och era kunder.
- Priset för produkten bör ha en koppling till leverantörens förmåga att kvalitetssäkra sin process. Om de kan garantera och uppvisa en process där eventuella felkällor byggts bort eller där dessa felkällor alltid upptäcks hos leverantören så betyder det att kvalitetsnivån är säkerställd innan leverans till er. Det omvända gäller om man inte kan garantera sin produkt, då ni måste upprätta styrning i er process. En kostnad som leverantören borde stå för via ett lägre produktpris. Ett exempel här kan vara att inkludera en processrevision i upphandlingen. Innan kontrakt skrivs ska ni tillsammans gå igenom förutsättningarna för att uppnå samtliga nämnda punkter ovan. Detta kan ske på plats hos leverantören eller via styrda dokument och krav på exempelvis riskanalyser och kapabilitetsstudier. Kontraktet bör inkludera en intern kostnad för kvalitetssäkring som leverantören kan undvika om de själva upprättar en stabil process. Båda parterna måste se fördelar i förbättringsarbetet.
- Säkerställ kunskaper internt och hos leverantörer kring Statistisk Processtyrning. Att följa sin process och känna till dess variationer i ett tillverkande företag måste nog ändå klassas som ”Basic Condition” numera. Det finns så otroligt mycket pengar och andra fördelar med metodiken och i kombination med regelbundna Duglighetsstudier kan kostnaden för bristande kvalitet hållas nere på rimliga nivåer. För att detta ska vara hanterbart bör samtliga egenskaper på produkten kontrolleras och bedömas som kritisk eller icke kritisk egenskap. Studierna vi hänvisar till kommer att kräva vissa resurser, både i form av tid, kunskap och utrustning. Det är viktigt att vi följer de egenskaper som faktisk är viktiga (kritiska) och där eventuella fel skulle generera problem för verksamheten eller dess kunder. Duglighet och Statistisk Processtyrning är mer omfattande än vad vi kan förklara i detta inlägg. Om ni har intresse att veta mer om just detta block så får ni gärna höra av er.
- Avvikelsehantering är egentligen ett helt kapitel för sig men en leverantör måste ha upprättat en process för hur avvikelser ska hanteras. Det ska vara tydligt vilka arbetssteg och kommunikationssteg som ska användas. Ni som kund bör inkludera information i upphandlingar där det framgår vilka förväntningar och krav ni har avseende eventuella avvikelser och dess hantering. Är ni intresserade kan ni läsa ett mer utförlig inlägg om avvikelsehantering HÄR. I det här inlägget fortsätter vi att fokusera på Leverantörsutveckling.
- Rotorsaksanalyser minimerar risken för ”Quick-Fix” eller lösningar som bygger på någons uppfattning eller inställning. En korrekt utförd analys kommer att leda till att rätt åtgärd kan kopplas på och att ni samt leverantören kan undvika återkommande fel. Då processen troligtvis även pekar på horisontell spridning av lösningsförslag kan ytterligare risker med liknande problem förhindras. Här kommer även arbetet med 8D-rapportering in och bör ställas som krav om inget likvärdigt redan används hos leverantören. Rekommendationen här blir att göra en kartläggning av kunskapen inom detta område och då inte enbart kunskapen som finns inom funktionen kvalitet utan generellt. För att få bra effekt på förbättringsarbetet måste samtliga inblandade ha kunskaper som gör att de kan bidra. Visst kan exempelvis en Kvalitetstekniker leda och styra mötet men utan kunskaper hos övriga deltagare i gruppen är risken stor att vi inte lyckas nå önskvärda resultat. Kopplat till dessa kunskaper bör lämpliga verktyg och metoder väljas ut som en del av arbetssättet för just avvikelsehantering. Inom det här området finns mängder med verktyg att ta till och Analysverkstan erbjuder idag två utbildningspaket, fyllda med verktyg för ändamålet. Vill du läsa mer om dessa så hittar du länkarna här. Rotorsaksanalys Utbildningspaket 1 & Rotorsaksanalys Utbildningspaket 2
- Om ni använder ankomstkontroll idag bör en loggning ske för varje sändning. Med hjälp av data kan ”Botten 5-listan” plockas ut i realtid och Inköpsavdelningen kan styra resurser till de leverantörer som är i störst behov av utredning/stöd. Att kontinuerligt arbeta med leverantörerna och höja deras kompetens och förmåga att leverera bra produkter till er kommer att leda till både bra prisdiskussioner och bra kvalitetsnivå. Rekommendationen är att upprätta kontinuerlig kontakt med leverantörerna i denna lista eftersom de skapar störningar och risker för er. Inköpsavdelningen bör i sin verktygslåda ha tillgång till både leverantörsrevisioner och utbildningsmaterial för problemlösning.
Självklart finns massor med aktiviteter att väva in listan ovan men här har ni i alla fall 6st punkter som kommer att påverka utfallet. Dessa punkter passar väl in i arbetet med leverantörsutveckling.
Egentligen en ganska onödig och självklar del, men leverantörsutveckling handlar om kommunikation och inställning till leverantörernas arbete.
Arbetet som vi skriver om i inlägget bygger på att ni arbetar med era leverantörer, inte mot era leverantörer. En felaktig kommunikation kommer endast att leda till problem för affären.
Vi ska vara tydliga och raka i kommunikationen och vi ska begära förbättringar i de fall problemet kan konstateras tillhöra leverantörens process, inte annars.
Konkreta exempel
Hittills har vi radat upp verktyg, metoder och arbetssätt som ni kan använda men finns det några konkreta tips om hur man kan gå tillväga? Ja, det finns det men kom ihåg att olika branscher kanske har olika behov. Rekommendationen är som sagt att först se över hur upphandlingarna ser ut. Finns det med information om förväntningar och krav på leverantören i arbetet med avvikelser? Om inte bör detta skrivas in. Det bör framgå hur ni vill att de kommunicerar med er och vilka steg i processen som ska ingå. Det bör även finnas uppsatta ledtider för dessa steg. Ett exempel på detta skulle kunna vara att ni förväntar er en kommunikation efter 24timmar från att ni informerat om en störning och att leverantören då ska kunna uppge hur de skyddar er mot flera felaktigheter. Nästa steg skulle kunna handla om Rotorsaksanalys och jag har sett krav där man förväntar sig återkoppling inom 5 till 10 arbetsdagar.
När vi ändå pratar om upphandlingar så ser vi ofta brister i beskrivningen av hur hanteringen av kostnader ska fördelas mellan leverantör och kund. Låt oss säga att leverantören har skickat er en felaktighet som er kund rapporterat in efter ca 4 månader användning. Hur ska hanteringen av eftermarknads-aktiviteter se ut och vem ska betala dessa? Om det inte framgår kommer troligtvis en hel del tid läggas på att reda ut vem som bär ansvaret för vad och hur långt det ansvaret sträcker sig.
Nästa steg är att upprätta loggning (data-insamling) så att ni får fram fakta som visar vart resurserna ska riktas. Så snart ni börjar få fram fakta ska leverantörerna som har problem kontaktas. Tillsammans bör ni komma fram till hur arbetet och uppföljningen ska gå till. Ni beskriver vilka nyckeltal ni har och hur ni avser att arbeta med dessa. Saknar leverantören kompetens i arbetet med exempelvis avvikelserhantering så bör ni kunna erbjuda detta eller hänvisa dem till ett utbildningsföretag. I denna utbildning bör verktyg inom Rotorsaksanalys ingå och den bör även täcka hanteringen av 8D-rapporter (eller liknande).
Hela inlägget handlar om hur vi kan arbeta tillsammans med leverantörsutveckling för att nå bättre kvalitet men vi får inte glömma bort att först hantera eventuella brister internt. De interna processerna, verktygen, metoderna och kunskapen måste finnas på plats som ett första steg. Vi måste helt enkelt säkerställa att vi har gjort ett bra arbete och att informationen vi ger till leverantören stämmer och bygger på fakta.
Arbeta med era kunder:
Om vi utgår ifrån att ni tagit del av den första sektionen i detta inlägg som handlar om hur ni ska arbeta med era leverantörer (Leverantörsutveckling) så förstår ni säkert att punkterna även gäller för er 😊. I och med detta kommer här ytterligare punkter som ni kan använda för att förbättra nivån ytterligare mot era kunder.
- Leverera produkter i rätt tid
- Leverera produkter till rätt pris
- Leverera produkter med rätt kvalitet
Förslag på metoder, verktyg och arbetssätt
- Det finns mängder med riskanalyser som kan genomföras och alla har olika syfte och angreppssätt. I den här punkten handlar det om riskanalyser kopplade mot tillverkningen (P-FMEA, eller Process – Failure Mode & Effect Analysis). Här går vi igenom processen steg för steg och beskriver hur produkten tillverkas. I varje steg beskrivs tänkbara risker som kan leda till avvikelser. Dessa risker bedöms utifrån allvarligheten om det inträffar, sannolikhet att inträffa, och effekten av felaktigheten. Analysen är tänkt att ge information om risker där aktivitet behöver kopplas på. Utförs denna analys korrekt kan vi alltså förebygga risker och undvika kundstörningar, vilket i sig leder till lägre kostnader och bättre kvalitetsnivå.
- Processkartlägging kommer även det i många skepnader men här syftar de till verktyget ”Värdeflödesanalyser” eller som det heter på engelska ”Value Stream Mapping” (VSM). Verktyget ger en nulägesbild av processen och dess utfallet. I samband med denna nulägesanalys brukar även en framtidaanalys skapas. Verktyget är ofta kopplat mot funktionen teknik och processoptimering men vi inom kvalitet ser så klart fördelar utöver snabbare processer 🤩. Vi ser möjligheten att analysera både risker, möjligheter med dessa optimeringar. Arbetsmoment som kan säkras upp med smarta fixturer, inbyggda verifieringar eller styrsystem. Vi ser också fördelar i att omvandla kritiska, manuella moment i produktionen till automatiserade och styra delar i processen. Snabbt, snabbare, kvalitetssäkrat 👍🏼👍🏼👍🏼
- MSA (Mätsystemanalys) är en metod där mätverktygen kontrolleras och utvärderas. Det tråkigt att se avvikelser kopplade till att fel mätsystem används i produktionen; att vi har utfört tillverkning, kontroller och verifieringar och ändå får avvikande produkter. MSA handlar om att säkerställa att vi kan lita på data som kommer från mätningar, att verktygen och systemen vi använder är kapabla att användas till det vi önskar och att variationerna inte blir allt för stora då systemet används av olika individer.
- Innebär arbetet manuell eller automatiserad montering? I så fall finns det ett verktyg som heter QA-Network som är en anpassad riskanalys för just montering. Här kan vi inte bara se risker utan även förslag som leder till rätt nivåer. Verktyget jämförs ibland med FMEA och även om det finns likheter så finns det även skillnader. En QA-Network matris sitter uppe i processen där monteringen sker. Den visar inte bara riskerna utan ger även förslag på hur riskerna kan reduceras. Det här är ett mycket spännande verktyg som kanske inte är lika vanligt eller känt som FMEA.
- HERCA står för ”Human Error Root Cause Analysis”, vilket vi översätter till rotorsaksanalys för mänskliga fel. Otaliga gånger har jag stött på situationer där orsaken till felet skylls på individer i processen, där man inte följer uppsatta rutiner eller liknande. Det så kallade förbättringsarbetet i dessa situationer leder till att chefen tar ett samtal med berörd individ som får lova att felet inte ska upprepas. Nej, här behöver ytterligare stöd. HERCA är verktyget som hjälper oss vidare i dessa ärenden och som låter oss gräva djupare i orsakerna till varför det mänskliga felet inträffade. I många fall återkopplas dessa ärenden till inbyggda processfel eller till att förutsättningar saknas.
- LEAN SIX-SIGMA! Vi behöver inte uppfinna hjulet för att hitta rätt väg mot en bättre kvalitetsnivå. Att konceptet LEAN SIX-SIGMA fungerar är bevisat inom flera verksamheter och branscher. Merparten av de metoder vi skriver om eller utbildar inom, finns tillgängliga i konceptet.
Här fick ni alltså ytterligare 6st punkter som ni kan ta till er för att arbeta med kvalitet i er verksamhet. Listan är långt ifrån komplett, men täcker viktiga delar som kommer att göra skillnad för er.
Vi hoppas med detta inlägg att ni fått upp intresset för arbetet kring leverantörsutveckling och att ni åtminstone hittade några uppslag på hur ni kan arbeta vidare tillsammans med era leverantörer.
Kom ihåg att Analysverkstan finns här om ni har frågor eller behöver stöd i detta viktiga arbete.
