Hur gör man en bra rotorsaksanalys?
Att bemästra arbetet med ”Problemlösning” i en verksamhet är viktigt. Problemlösning som process har mängder med block och delsteg men i detta inlägg ska vi diskutera ett av de viktigaste stegen, nämligen rotorsaksanalysen eller grundorsaksanalysen som det även kallas.
Innehållsförteckning
Vad är en rotorsaksanalys egentligen?
Låt oss säga att det uppstår ett problem i en av verksamhetens processer, exempelvis att leveranserna till kunden blev försenad. Detta problem uppstår eller uppstod på grund av en eller ett flertal orsaker som ledde fram till den försenade leveransen. Här brukar man prata om Orsak-Verkan, där verkan är själva resultatet och där orsaken är grunden till varför verkan uppstod.
I en rotorsaksanalys används olika metoder och verktyg för att fastställa rotorsaken till det inträffade så att man i ett senare tillfälle kan koppla på rätt aktiviteter för att rätta till problemet och säkerställa att det inte sker igen.
Var i processen kommer rotorsaksanalysen in?
Rotorsaksanalys är inte det första steget i en problemlösning. Problemlösningen börjar alltid med att ”Förstå problemet i fråga”. Vi kan inte gå vidare i processen om vi inte förstår problemet.
Så snart vi vet vad problemet är så ska fokusen riktas mot orsakerna till att problemet uppstår. Detta kallar vi för rotorsaksanalys och för detta behöver vi metoder och verktyg.
Vilka verktyg använder man för arbetet med rotorsaksanalyser?
Söker man rotorsaksanalys på nätet får man exempelvis fram verktyg så som ”5-Varför” och ”Fiskbensdiagram” men inom det här området finns det många verktyg och det är viktigt att skaffa sig kunskap om dessa. För att ge dig en kortfattad bild ger vi information om ett antal verktyg som med fördel kan inkluderas i era processer och rutiner:
Ishikawa analysen
Denna analys kallas även för ”Fiskbensdiagram” eller ”Orsak-Verkan-Diagram”. Verktyget bygger på tvärfunktionellt grupparbete där tänkbara orsaker inom olika kategorier samlas in. Till dessa kopplas sedan aktiviteter för att skaffa fakta kring påståendena. Vi driver arbetet mot att kunna bevisa och fastställa en orsak och helst av allt vill vi kunna reproducera problemet för att verkligen vara säkra på orsakens effekt på resultatet.
5-varför
Denna metod är kanske den mest vanliga metoden men här gäller det att se upp. Metoden kan verka enkelt och det leder ibland till beslut som inte riktigt ger de resultat man önskar. Exempelvis har vi sett flertalet gånger att verktyget lämnas över till produktionspersonalen utan ordentlig utbildning eller information. De förväntas fylla i verktyget och tittar man på resultatet från denna typ av hantering så är det mer sällan man prickar rätt. Det krävs ett visst synsätt och kunskap inom området kvalitet och problemlösning för att förstå hur verktyget ska användas effektivt.
5QFZD (Fem Frågor För Noll Fel)
Det här verktyget är inte lika känts som ovanstående verktyg. Det är ett formulär med frågor som kan användas både i arbetet med rotorsaksanalys och i revisionssyfte. Vi kan alltså använda frågorna mot en process som inte uppvisar några problem för att på så vis kontrollera om processen har svagheter som vi kan tillföra kommande förbättringsarbete. Detta verktyg kan med fördel användas i kombination med övriga verktyg, vilket vi visar tydligt i de digitala kurserna inom området.
HERCA
Human Error Root Cause Analysis eller rotorsaksanalys för mänskliga fel som vi översätter det till är ett kraftfullt verktyg som vi använder när rotorsaken har fastställts till kategorin ”människa”. Vi kan med detta verktyg gräva djupare i orsakerna bakom det mänskliga felet och erfarenhetsmässigt ser vi att flertalet ärenden där vi pekar mot mänskliga fel faktisk har sin orsak i bristfällig metodik. Det här verktyget ingår i den digitala utbildningen ”Rotorsaksanalys Utbildningspaket 2” för dig som vill veta mer.
Släktskapsdiagram
Nuförtiden är de flesta verktygen digitala och det har många fördelar men ibland krävs alternativa metoder för att få arbetsgruppen att tänka annorlunda. Med hjälp av det här verktyget skapar vi engagemang och delaktighet på ett sätt som är svårare i de digitala verktygen. Vi har bland annat sätt hur arbetsgrupper kommit vidare i svåra fall där de mer moderna metoderna inte lyckats.
DOE
Design Of Experiments eller Flerfaktorförsök är verktyg för de mer komplexa problemen. Med hjälp av statistik kan vi se enskilda faktorers påverkan mot ett givet resultat men vi kommer även kunna se hur kombinationer av faktorer påverkar.
Flera av verktygen ovan har vi digitala kurser för och i dessa ingår det även färdiga mallar och instruktioner, vilket gör att ni kan komma igång direkt efter avslutad utbildning. Läs mer om ”Rotorsaksanalys Utbildningspaket 1” och ”Rotorsaksanalys Utbildningspaket 2” på respektive produktsida.
Vilka kunskaper krävs för att skapa en bra rotorsaksanalys?
Det är mycket svårt att redan från början veta vilka resurser som kommer att behövas för att finna orsaken till det inträffade. Ibland känns problemet enkelt men visar sig vara komplicerat i ett senare skede och ibland är det tvärtom. En verksamhet som vill vara effektiv i sitt arbete och öka möjligheten att lösa verksamhetens problem behöver därför en bred verktygslåda med många verktyg och metoder. Här behöver man även breddutbilda personalen i den grundläggande metodiken så att alla kan bidra i arbetet. Till detta kan sedan utvalda individer vidareutbildas mot en högre nivå.
Vad kan Analysverkstan erbjuda kring arbetet med rotorsaksanalyser?
Vi kan bistå med en hel del inom området, allt ifrån grundläggande till mer specialiserade kunskaper. Vi kan dessutom gå in i samarbeten i en konsult-roll, dels för utbildningsinsatser, mentorskap, dels för att driva projekt i kundens processer.
Vi har under åren varit med och kartlagt processer, gett förslag på optimering av dessa samt operativt införande i verksamheten. Vill ni läsa mer om dessa konsultinsatser, hänvisar vi till en separat sida där ni kan läsa mer om vad vi gjort.
