Från A till B
Det verkar alltid så enkelt när man planerar. “Gör vi på det här sättet så kommer vi att få det här resultatet”. Vi räknar sällan med att det kommer att bli problem eller uppstå störningar på vägen från A till B.
Det är ofta enkelt att visualisera hur man skulle vilja att det blev, hur lång tid det kommer att ta och vad det kommer att kosta. Men om du är ärlig, brukar det bli precis som du tänkt dig?
Titta på bilderna nedan. Vilken av dessa tror du stämmer bäst in på verkligheten?
Innehållsförteckning
Vilken valde du?
Du har antagligen gissat att det är troligast att den högra bilden stämmer in på hur det brukar se ut och du har rätt. Trots planering och förberedelser händer oförutsedda händelser som ställer till det för dig och dina planer. Arbetet tar längre tid än förväntat och budgeten som var väl tilltagen börjar nu bli allt hårdare ansatt. Vägen från A till B brukar vara fylld med oförutsedda händelser och något vi behöver ta med i beräkningarna.
Betyder det här att du ska sluta planera?
Nej det betyder det absolut inte! De som inte planerar och utför riskanalyser kommer troligen att få större bekymmer än de som genomför sin planering. Det du ska göra är att avsätta än mer tid för de förberedande aktiviteterna. Vi kan jämföra det med den populära projektmodellen DMAIC som används inom förbättrings-konceptet Six Sigma. En kritisk fas i modellen är den inledande fasen.
Definiera (Define)
Det är i definiera fasen som vi planerar för arbetet som ska genomföras i projektet. Vi beskriver problematiken på bästa möjliga sätt och vi säkerställer att det är värt att arbeta vidare mot en lösning. Vi lämnar inte denna fas innan vi har fastställt vad vi ska göra samt vilka eventuella hinder som kan komma i vår väg. Tack vare ett strukturerat arbete kan vi undvika en del problem längs vägen och även om vi inte kan förvänta oss en störningsfri väg från A till B (enligt bilden till vänster) kan vi i alla fall undvika att hamna i situationen som bilden till höger visar.
Vill du läsa mer om konceptet Six Sigma? Tryck på denna länk som tar dig till ett inlägg där vi beskriver konceptet mer utförligt.
Vad kan du göra åt saken?
Insikt
Vi kan naturligtvis inte ge dig ett svar som löser alla dina problem och som säkerställer att era framtida projekt kommer att genomföras störningsfritt, det skulle vara högst naivt av oss. Det vi kan göra är att skriva om saker som hjälper dig att bli bättre, små saker som är värdefulla och som på sikt ger resultat.
Det handlar en hel del om insikt. Förståelsen för processen och allt som den består av. En process kan bestå av maskiner, utrustningar, människor och massor med andra påverkande faktorer. Varje enskild faktor i processen kan påverka och påverkas av saker som sker och det måste vi försöka att förstå. Vad händer om vi ändrar någonting, vad påverkas och på vilket sätt?
Det här är ett otroligt komplext område som inte kan sammanfattas med några få rader och det är inte det vi är ute efter när vi skriver det här inlägget. Vi vill helt enkelt att du reagerar och tänker till. Hur kan du öka förståelsen i den eller de processer som du verkar inom? Det som är viktigt är att vi inser att vägen från A till B kan vara fylld med omvägar, hinder och störningar.
Kompetens
En annan stor faktor är kompetens. Inte enbart din kompetens utan den generella kompetensen inom processen. Kom ihåg att processen inte kan bli bättre än dess svagaste länk. Det är viktigt att öka kompetensen överlag och att alla i processen får möjligheten att vara delaktiga i kommande förändringar. Misslyckas vi med detta och får en snedbelastning i kompetensutvecklingen är risken stor att processen förblir densamma eller rent av försämras. Variationerna i vägen från A till B kan med hjälp av en god planering och en bra förståelse minimeras.
