Daglig styrning
Kommunikation är svårt men otroligt viktigt. Desto större verksamhet desto bättre och tydligare kommunikation krävs för att behålla effektivitet. Rutiner, processer, verktyg och individuell kunskap är så klart värdefulla delar i en verksamhet men utan bra kommunikation tappar en organisation effektivitet.
I det här inlägget ska vi prata om konceptet ”Daglig Styrning” eller ”Pulsmöten” som det även kallas. Syftet är att ge en övergripande bild av vad det är och hur det kan hjälpa en organisation att filtrera ut nödvändiga fakta och delge den tvärfunktionellt.
Observera att den metodik som vi beskriver här kan skilja sig åt mot andra verksamheter. Anledningen är att det finns flera sätt att sätta upp strukturen på och självklart anpassas den ofta mot den aktuella verksamheten.
I vårt koncept bygger Daglig Styrning på 4st nivåer varav 3st är ”tavelmöten” där tvärfunktionella grupper träffas. I denna struktur finns en eskalerings modell som säkerställer att aktiviteter startas upp på rätt nivå i verksamheten. Den första nivån kan genomföras som ett ”tavelmöte” men det vanligaste är nog ändå att det hanteras som en insamling av fakta utan fysiskt möte.
Övergripande vy för att daglig styrning ska fungera
För att Daglig styrning ska bli effektiv krävs förståelse och efterfrågan genom verksamhetens samtliga nivåer. Konceptet ska alltid utgå från de strategiska nyckeltalen som satts upp av företagsledningen och dessa ska sedan filtreras ut på de olika nivåerna på ett sådant sätt så att respektive avsnitt, avdelning och individ kan påverka nyckeltalet i positiv riktning.
Bilden visar hur förarbetet går till innan man sätter upp produktionstavlorna.
Av erfarenhet vet vi dock att detta inte alltid sker och resultatet blir då kraftigt nedsatt. Utan förståelse, inblandning och samsyn kring vad som ska kommuniceras, hur och framförallt varför skapas missförstånd. Vi kan inte räkna med engagemang och efterfrågan om vi inte tar oss tiden att förklara syftet med arbetet. Företagsledningens strategiska arbetet är inte lätta att översätta till vardagliga aktiviteter för varje anställd.
Det gäller att vara noggrann med planeringen och ta sig tid att bygga upp rätt förutsättningar för ett lyckat och effektivt koncept.
Steg för steg
På den första nivån av daglig styrning handlar det om att samla in fakta. Det är basen för dagens struktur och därmed viktigt att få till korrekt. Insamlingen delas upp på olika funktioner i verksamheten och indata anpassas utefter de nyckeltal som företaget satt upp. Ett exempel här kan vara att chefer i den operativa delen kontrollerar om det skett någon olycka eller tillbud under de senaste 24 timmarna, om produktionen har rätt antal personer för att driva processen som tänkt. Ett annat exempel kan vara att en kvalitetstekniker/ingenjör samlar in data gällande störningar som inträffat från föregående insamling. Utifrån denna fakta skapas sedan en rapport som visar vilka problem arbetsgruppen behöver arbeta vidare med för att undvika störningar mot uppsatt takt.
Bilderna visar hur insamlingen kan genomföras avsende områdets avvikelsehantering. I det här fallet finns en Kvalitetstekniker inom området och en av uppgifterna är att varje morgon samla in störningar som inträffat. Insamlingen sker via ett planerat flöde i verksamheten där kommunikation med operatörer/montörer ingår.
Störningarna granskas sedan och filtreras innan det första tavelmötet. Syftet är att delge information till de andra funktionerna om vad som stört samt vad man rekommenderar fortsatta aktiviteter kring.
Detta är ett utmärkt exempel att visa där det blir tydligt att Kvalitetsteknikern får fullständig och löpande överblick av områdets kvalitetsnivå. Analysarbetet som sker löpande gör även att kommunikationen till övriga kan fokuseras kring det som skapar värde. På samma sätt som vi nu beskrivit insamlingen gällande avvikelser sker insamlingen av annan fakta.
När varje funktion har samlat in sin data uppdateras daglig styrning tavlan för den andra nivån. Här markerar exempelvis kvalitet sin synpunkt utifrån den fakta som samlats in. Är det grön, gul eller röd status för dagen? Som ni kan se i exemplet nedan finns ett antal nyckeltal på den övergripande nivån och här ansvarar området Kvalitetstekniker för nyckeltalet ”Kvalitet”.
När den tvärfunktionella arbetsgruppen träffas går man igenom daglig styrning tavlan på ett fördefinierat sätt och man fokuserar på gul samt röd status. Här beslutas aktiviteter och ansvar fördelas ut på gruppen. De beslut som inte tas av arbetsgruppen eskaleras till nästkommande nivå. Syftet är att enbart eskalera de aktiviteter där arbetsgruppen behöver hjälp med ett beslut.
För att få en effektiv organisation är det nödvändigt att beslut fattas på rätt nivå. De tvärfunktionella arbetsgrupperna som träffas inom de operativa avsnitten måste kunna fatta merparten av besluten själva.
Samma sak sker sedan på nivå 3 som drivs av exempelvis produktionschefen. Här ska väldigt få ärenden passera vidare till nästa nivå. Målet är att kunna fördela resurser effektivt och angripa de aktiviteter som ger effekt på nyckeltalen. Om vi kan hålla uppsatta nyckeltal varje dag, varje vecka, varje månad så kommer vi att påverka de övergripande strategiska målen, vilket är precis det vi önskar. Informationen från daglig styrning tavlorna kommer att flöda från de operativa delarna och filtreras ut på väg upp i organisationen och de saker som når företagsledningen är kritiska delar där deras input kommer att ha en påverkan på den dagliga driften.
På ledningsnivå (nivå 4) ska ärenden som produktionsstopp, kundreklamationer, tillbud, olyckor mm diskuteras och informationen från dessa möten ska sedan återföras tillbaka i kedjan igen. Om arbetet sker på korrekt sätt ska nödvändig information nå rätt funktioner i rätt tid. Beslut ska fattas på rätt nivå och den dagliga driften kan fokuseras på rätt saker som gör att nyckeltalen kan upprätthållas. Nedan kan ni se exempel på hur en Daglig Styrning tavla kan se ut och som jag beskrev tidigare finns det olika utföranden, både innehållsmässigt och visuellt. Som exempel i detta inlägg kan vi se att det finns handskrivna daglig styrning tavlor och digitala tavlor. Vilket som passar verksamheten bäst får man testa.
Detta är ett exempel på en färdigtryckt tavla från Fröbergs
Detta är ett exempel på den elektroniska uppföljningen framtagen av ”Boards On Fire”.
För ytterligare information om Daglig styrning, länkar vi här till Wikipedia. Vill du läsa mer om andra kommunikations-verktyg som kan användas i kombination med Daglig styrning så länkar vi här till verktyget ”One Point Lesson”.
