Business Case
Business case (BC) är en ekonomisk beskrivning av varför en viss aktivitet ska genomföras i verksamheten. Ett business case beskriver vad problemet eller den nuvarande situationen kostar verksamheten. Denna kostnad jämförs sedan med investeringen för att ändra situationen. Det är inte ovanligt att ledningen för verksamheten använder business case för prioriteras och beslut.
Trots detta vet vi att kunskapen kring business case beräkning och kvalitetsbrist-kostnader överlag ofta brister. Vi hoppas med detta inlägg kunna ge inspiration till att ta reda på mer fakta kring detta område.
Problemet som uppstår om kunskapen kring BC-beräkningen är för dålig är att de aktiviteter man önska genomföra, aldrig blir prioriterade. Det framgår inte tydligt varför aktiviteten ska genomföras. Beslut om att inte genomföra en aktivitet med dålig avkastning kanske är helt rätt men vi tycker oss se att det i många fall handlar om bristfälligt underlag.
Med hjälp av 2st exempel hoppas vi kunna ge dig information om hur man kan tänka då man tar fram en business case beräkning.
Innehållsförteckning
Exempel 1 - Bristfällig insamling av data
I en tillverkningsprocess har man under en längre tid noterat höga kassations-kostnader på en viss detalj och vill nu göra något åt problemet. En rotorsaksanalys visar att en av fixturerna ger allt för stora variationer. Lösningen är att investera i en ny fixtur.
Arbetsgruppen tar fram kassations-kostnader för föregående månad, multiplicerat med 12 för att se det årliga utfallet. Kostnaden som arbetsgruppen fick fram var på 36 000kr och den nya fixtureringen skulle kosta 120 000kr, så det framtagna business case fick man till 0,3.
Resultatet presenterades för ledningsgruppen som beslutade att inga aktiviteter med ett business case lägre än 1,0 skulle genomföras. Den aktuella investeringen når inte upp till det krav som ställs på kommande investeringar.
Exempel 2 - Ny beräkning med bättre indata
Vi befinner oss i samma situation som i exempel 1 men här lägger arbetsgruppen ner lite mer tid på indata. Inledningsvis tittar arbetsgruppen på historiken från denna maskin med avsikten att se vilka egenskaper som har mest avvikelser. Det framgår relativt snart att det finns en egenskap med snävare toleransbild än övriga egenskaper och att det är just detta mått som ofta blir felaktigt, vilket leder till kassationen.
Egenskapen i fråga är en diameter och arbetsgruppen tar fram data från denna egenskap från de senaste 2 åren. Denna data analyseras och Duglighets-index kontrolleras. Med hjälp av resultatet kan arbetsgruppen konstatera att det är variationerna för stora.
Nästa steg är att dela upp data i perioder om 6 månader för att se om variationerna är konstanta över tid eller inte. Det visar sig att variationerna öka med tiden vilket i sin tur beskriver ett slitage. Den här insamlingen av data ger ett bättre underlag till kommande business case men det räcker inte. Arbetsgruppen behöver fortsätta insamlingen och titta på andra faktorer som kan påverka kostnadsbilden.
Andra faktorer som arbetsgruppen ser över
- Ökad verktygskostnad då slitage uppstår och verktyg behöver bytas ut allt oftare. Denna extra kostnad noteras separat och stäms av med ansvariga tekniker.
- Övertid som uppstår då verksamheten inte kan förutsäga utfallet i denna maskin. Övertiden diskuteras med gruppchefen för området som i sin tur kan härleda extra insatta aktiviteter som har att göra med den aktuella maskinen.
- Materialkostnader som överstiger behovet, analyseras. Företagets planering och inköpsavdelning kontaktas för att ta fram fakta där ökade materialkostnader kan härledas till denna maskin. Det visar sig att framtagna prognoser för det senaste året inte har stämt vilket har medfört extra ordrar av material och transporter. Även övertid kan kopplas till dessa avdelningar då de ohållbara prognoserna resulterat i viss övertid.
- Leveranskostnader från materialleverantören har förändrats och mycket tack vare de ohållbara prognoser som verksamheten har rapporterat till leverantören.
- Leveranskostnader till slutkunden har äventyras vid ett par tillfällen vilket har medfört extra kostnader. Detta har senare säkrats upp med hjälp av utökat lager.
- Lagerkostnaden från ovanstående fakta är även det en extra utgift som vi kan och ska räkna med i denna utredning.
- Det visar sig även att verksamheten har tappat en del ordrar på grund av uteblivna leveranser samt att verksamheten inte har kunnat garantera normala leveranstider. Dessa kostnader för upp som tappade intäkter och beskrivs som en separat post i beräkningen.
Samtliga faktorer ovan kan ge stöd till business case och ska användas för att sätta upp en mer korrekt bild över utgifterna.
Ta hjälp för att skapa en korrekt beräkning
Arbetsgruppen tar hjälp av verksamheten stödfunktioner så som planerare, ekonomer och tekniker för att sätta samma en bra rapport. kostnaden för det aktuella problemet uppskattas idag till 220 000kr per år men att denna kostnad ökar successivt fram tills dess att fixturen blir obrukbar. Att inte genomföra denna investering nu skulle skapa problem för verksamheten och detta visar rapporten tydligt.
Med hjälp av denna beräkning gör man det enkelt för en ledningsgrupp att fatta ett mer korrekt beslut och produktionen kan genomföra den förbättring som så nödvändigt behövs.
Avsikten med detta inlägg är som sagt att du ska fundera lite på hur ni normalt sätt gör i er verksamhet. Vi hoppas naturligtvis på att ni redan har ordentligt genomförda analyser och att prioriteringen i företaget är bra. Om inte, så hoppas vi att du tar reda på mer fakta kring detta område då det kan ge stora fördelar för dig, din arbetsgrupp och hela verksamheten.
