Samverkande avdelningar

De flesta avdelningar inom en verksamhet har nytta av regelbunden samverkan. I det här inlägget fokuserar vi på samverkan mellan två specifika avdelningar, Kvalitetsavdelningen och Underhållsavdelningen. Vi ska ge dig exempel på varför dessa avdelningar bör utses “bästa kompisar” och hur de kan dra nytta av ett tätt samarbete.

Stabila processer

En stabil process är en tillförlitlig process som levererar enligt planeringen, med önskad kvalitet.  Det är precis den här typen av process som företaget vill ha och den ger värde till verksamheten. I exemplet som vi kommer att skriva om är stabila processer ett gemensamt mål för de båda avdelningarna.

En process vars variationer endast beror på slumpen och vars utfall kan förutsägas är en stabil process.

För att nå en stabil process behöver vi ta hand om den på bästa tänkbara sätt. Vi måste mäta, styra, optimera och underhålla för att den ska fungera som önskat. Kvalitetsavdelningen kan hjälpa till med mätningar och att utvärdera vad som krävs för att nå en bättre kvalitet. De kan skapa förutsättningar men inte utan hjälp från andra avdelningars inblandning. Underhållsavdelningen spelar en viktig roll i arbetet med kvalitet eftersom maskinparken i processen behöver ett väl fungerande underhåll, för att kunna upprätthålla god kvalitet.

"Moment 22"

Ett vanligt förekommande problem är att underhållsaktiviteter blir nedprioriterade. Det är inte ovanligt att processer med bristfällig kvalitet har ett sämre underhåll och den vanligaste förklaringen är att tiden inte finns. Processen kanske har tillverkat felaktigheter och de kasserade enheterna måste ersättas, vilket gör att produktion prioriteras över andra aktiviteter. Detta leder till vad vi brukar kalla “moment 22” där fel blir till mer fel, vilket också är ett tydligt tecken på bristfällig samverkan mellan avdelningar.

Vilka risker finns det kopplade till att underhållsaktiviteterna inte prioriteras?

Risken med att hamna i denna spiral är att kunderna blir drabbade. Företaget kan inte längre hålla de leveranstider som lovats och kassations-kostnaderna minimerar vinsten i bolaget. Maskinparken försämras och situationen blir allt sämre med tiden. Om inget förändras blir den slutgiltiga risken att kunderna vänder sig till andra leverantörer.

Självklart är det här en situation som du kan undvika. Via analyser av aktuellt flöde kan ni hitta brister i processen och därmed agera korrekt. Dessa analyser genomförs kontinuerligt för att så snabbt som möjlighet se förbättringsmöjligheter.

När allt fungerar

Om processen är stabil och duglig kan vi förutse processens kommande utfall. Vi vet vad maskinparken kan leverera och vilket resultat vi kan förvänta oss. Når vi detta kan vi planera in underhållsarbete, vilket säkerställer att maskinparken fortsätter leverera på en bra nivå.

Vi får avdelningar som samarbetar och de stabila processerna är den gemensamma målbilden. Situationen gör det lättare att hålla både ledtider och den planterade takten i flödet. Underhållsavdelningen kan planera arbete effektivt, vilket både håller maskinparken på en bra nivå men även minimerar påverkan i produktionen. Kvalitetsavdelningen ser fördelarna med ett väl fungerande flöde och kan styra processen så att den fortsatt leverera optimalt.

Olika fördelar men samma målsättning

Målsättningen är given, både kvalitetsavdelningen och underhållsavdelningen vill uppnå stabila processer eftersom det underlättar arbetet på avdelningen. Underhållsavdelningen vill nå detta mål eftersom det blir enklare att planera aktiviteter och man slipper “akuta” åtgärder, där andra risker involveras. Kvalitetsavdelningen vill också uppnå stabila processer eftersom det lägger grunden för en hållbar kvalitetsnivå i verksamheten.

Dags att samverka

Nu är det din tur. Hur ser det ut i din verksamhet, samverkar de olika avdelningarna enligt exemplet ovan? Diskuterar ni olika infallsvinklar med varandra i hopp om att hitta gemensamma aktiviteter som inte bara gynnar er avdelningen utan hela verksamheten?

Om inte, boka ett möte med en av avdelningarna inom din verksamhet där du ser möjligheter till samverkan. Försök att hitta gemensamma målsättningar där ni kan bidra tillsammans och stödja i varandras områden.